Większość bezpłatnych usług poczty e-mail zapewnia kilka podstawowych funkcji, które pozwalają wydajnie zarządzać wiadomościami e-mail i organizować je, na przykład:

1. Odpowiedzi automatyczne: ta funkcja pozwala utworzyć wiadomość, która jest automatycznie wysyłana do każdego, kto kontaktuje się z Tobą za pośrednictwem poczty e-mail, dzięki czemu ułatwia powiadomienie innych, że nie ma Cię w biurze, kiedy wrócisz i z kim należy kontaktować się pod Twoją nieobecność.
2. Stosowanie reguł: reguły to akcje, które można automatycznie stosować do wiadomości przychodzących lub wychodzących. Zapewniają swobodę wyboru tego, co wyzwala regułę i które akcje są podejmowane po jej wyzwoleniu. Jeśli na przykład wszystkie wiadomości od szefa powinny trafiać do ​​specjalnego folderu, można to skonfigurować, ustawiając regułę.
3. Foldery: większość bezpłatnych usług poczty e-mail oferuje jakieś funkcje organizacyjne, takie jak foldery, które umożliwiają ręczne sortowanie i przechowywanie wiadomości na podstawie dowolnego systemu.